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📦 Verkaufsauftrag / Sales Order

Beschreibung / Description​

🇩🇪 Ein Verkaufsauftrag (oft auch "Abruf" genannt, wenn er aus einem Rahmenvertrag stammt) ist das operative Hauptdokument für den Warenversand. Er steuert die Reservierung, die Kommissionierung im Lager und die spätere Fakturierung.

🇺🇸 A Sales Order (often called a "Call-off" when created from a blanket order) is the primary operational document for shipping goods. It controls reservations, warehouse picking, and subsequent invoicing.

📑 Kopfinformationen / Header Details​

Erstellung / Creation​

  • Option A: 🇩🇪 Manuelle Anlage für Direktverkäufe. 🇺🇸 Manual creation for direct sales.

Neuen Beleg erstellen / Create New Document

  • 🇩🇪 Erstelle einen neuen Verkaufsauftrag über die Suche oder die Startseite.
  • 🇺🇸 Create a new Sales Order via search or the role center.

BC Sales Order New

Debitor auswählen / Select Customer

  • 🇩🇪 Wähle den Debitor (Customer) aus. Achte darauf, dass die Stammdaten (wie Zahlungsbedingungen) korrekt geladen werden.
  • 🇺🇸 Select the Customer. Ensure that master data (such as payment terms) is loaded correctly.

BC Sales Order Customer

  • Option B: 🇩🇪 Erstellung via "Auftrag erstellen" aus einem Rahmenauftrag (siehe Rahmenaufträge). 🇺🇸 Created via "Make Order" from a blanket sales order (see Blanket Orders).

Lieferadresse / Ship-to Address​

  • 🇩🇪 Prüfe im Inforegister "Lieferung und Abrechnung" die Lieferadresse. Bei Bedarf kann hier eine abweichende Adresse des Kunden gewählt werden.
  • 🇺🇸 Check the "Shipping and Billing" fast tab for the ship-to address. If required, a deviating customer address can be selected here.

BC Sales Order Ship-to

Rechnungsdebitor / Bill-to Customer​

  • 🇩🇪 Sofern die Rechnung an einen anderen Kunden ausgestellt sein soll, so kann bei Bedarf kann in dem Feld Rechn. an Debitor ein abweichender Kunde gewählt werden. ⚠️ Dies gilt nur, sofern der neue Rechnungsempfänger mit derselben MwSt. Buchungsgruppe eingerichtet ist.
  • 🇺🇸 If the invoice is to be issued to a different customer, you can select a deviating customer in the Bill-to Customer No. field within the Shipping and Billing fast tab. ⚠️ This only applies if the new bill-to customer is set up with the same VAT Business Posting Group.

BC Sales Order Bill-to

📦 Zeileninformationen / Line Items​

Artikel & Erntejahr / Items & Crop Year​

  • 🇩🇪 Bei Abrufen aus Rahmenverträgen werden Artikelnummer und Variante (Erntejahr) automatisch übernommen. Bei manueller Neuanlage eines Verkaufsauftrags sind die Zeilen analog zur Zeilenerfassung im Rahmenauftrag zu erfassen Rahmenaufträge.
  • 🇺🇸 For call-offs from blanket orders, the Item No. and Variant (Crop Year) are automatically inherited. For manual creation of a sales order, the lines are to be entered in the same way as for line entry in a blanket order Blanket Orders.

🔧 Customization 🇩🇪 Auch hier sorgt der Consistency Mode dafür, dass das Erntejahr im Kopf mit den Zeilen übereinstimmt. 🇺🇸 Here too, the Consistency Mode ensures that the crop year in the header matches the lines.

Liefertermin & Verfügbarkeit / Shipment Date & Availability​

  • 🇩🇪 Das Warenausgangsdatum beeinflusst die Verfügbarkeitsprüfung. Das System prüft, ob zum gewünschten Termin ausreichend Bestand (unter Berücksichtigung von Reservierungen) vorhanden ist.
  • 🇺🇸 The Shipment Date influences the availability check. The system verifies if sufficient stock is available for the requested date (considering existing reservations).

BC Sales Order Line Dates

Mengen / Quantities​

  • 🇩🇪 Menge: Die Gesamtmenge dieses Auftrags.
  • 🇩🇪 Menge zu liefern: Steuert, wie viel aktuell für die Lagerversendung bereitgestellt wird.
  • 🇺🇸 Quantity: The total quantity of this order.
  • 🇺🇸 Qty. to Ship: Controls how much is currently being made available for the warehouse shipment.

BC Sales Order Quantities

Optional: Reservierung / Optional: Reservation​

🇩🇪 Lagerware sichern: Du kannst Mengen im Verkaufsauftrag reservieren, um sicherzustellen, dass die Ware für zukünftige Abrufe nicht anderweitig verplant wird. Dies wird ebenfalls dazu verwendet, um dem Lager mitzuteilen welche spezifischen Chargen- und Paketnummern für diesen Auftrag zu kommissionieren sind. Details zum Vorgehen findest du hier: 🔒 Reservierungen

🇺🇸 Securing Stock: You can reserve quantities directly within the sales order to ensure that the goods are not allocated elsewhere for future call-offs. This is also used to inform the warehouse which specific lot and package numbers are to be picked for this order. For detailed instructions, please visit: 🔒 Reservations

Optional: Artikelverfolgung / Optional: Item Tracking​

🇩🇪 Spezifische Einheiten zuweisen: In der Artikelverfolgung legen Sie fest, welche exakten Chargen- und Paketnummern für diesen Auftrag geliefert werden sollen. Dies ist insbesondere bei Hopfen entscheidend, um dem Kunden die vertraglich vereinbarten Analysewerte (z. B. Alpha-Gehalt) zu garantieren. Details zur Bedienung finden Sie hier: 🏷️ Artikelnachverfolgung im Verkauf 🌿Bitte beachten Sie auch das Alpha-Handling in diesem Prozess: 🔧 Customization

🇺🇸 Assigning Specific Units: In item tracking, you determine the exact lot and package numbers to be delivered for this order. This is particularly crucial for hops to guarantee the customer the contractually agreed analytical values (e.g., alpha content). For detailed instructions, please visit: 🏷️ Item Tracking in Sales 🌿Please also note the alpha handling in this process:🔧 Customization

🔄 Weiterführende Prozesse / Related Processes​

🧪 Labor & Analysen / Lab & Analysis​

🇩🇪 Bevor die Ware das Lager verlässt, müssen oft die chargenspezifischen Analysewerte (Alpha-Werte) in den Artikelverfolgungszeilen hinterlegt werden. 🇺🇸 Before goods leave the warehouse, lot-specific analysis values (alpha values) must often be recorded in the Item Tracking Lines.

🏗️ Lagerabwicklung / Warehouse Process​

  • 🇩🇪 Lagerversendung erstellen: Über Aktionen -> Lager -> Warenausgang erstellen. Zuvor ist der Beleg zur weiteren Verarbeitung freizugeben.
  • 🇩🇪 Kommissionierung: Durchführung der physischen Entnahme.
  • 🇺🇸 Create Warehouse Shipment: Via Actions -> Warehouse -> Create Warehouse Shipment. The document must be released.
  • 🇺🇸 Picking: Execution of the physical withdrawal from stock.

BC Sales Order Warehouse Shipment

🧾 Fakturierung / Invoicing​

🇩🇪 Die Rechnung kann auf zwei Arten erstellt werden:

  1. Direkt aus dem Auftrag: Wenn die Lieferung und Faktura zeitgleich erfolgen.
  2. Sammelrechnung (Get Shipment Lines): Wenn mehrere Lieferungen in einer Rechnung zusammengefasst werden sollen.

🇺🇸 The invoice can be created in two ways:

  1. Directly from the order: When shipment and invoicing occur simultaneously.
  2. Combined Invoice (Get Shipment Lines): When multiple shipments need to be grouped into a single invoice.

🌿 Hopsteiner Specials​

[!IMPORTANT]

⚠️ Verknüpfung zum Rahmenvertrag: / Connection to Blanket Sales Order

🇩🇪 Lösche niemals Zeilen, die aus einem Rahmenauftrag erstellt wurden, ohne die Auswirkung auf die "Verbleibende Menge" im Kontrakt zu prüfen.

🇺🇸 Never delete lines created from a blanket order without checking the impact on the "Quantity Remaining" in the contract.

[!TIP]

💡 Preisprüfung: / Check the Price:

🇩🇪 Bei Hopsteiner werden Preise oft pro KG Alpha berechnet. Kontrolliere in den Zeilen, ob der Preis korrekt vom Rahmenauftrag übergeben wurde.

🇺🇸 At Hopsteiner, prices are often calculated per KG Alpha. Check the lines to ensure the price was correctly transferred from the blanket order.