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🏗️ Warenausgang / Warehouse Shipment

Beschreibung / Description​

🇩🇪 Der Warenausgang (Warehouse Shipment) ist das zentrale Dokument im Lagerprozess, um physische Warenbewegungen zu erfassen und an Business Central zu melden. Er wird in der Regel aus einem freigegebenen Verkaufsauftrag erstellt und bestätigt, dass die Ware das Lager verlassen hat.

🇺🇸 The Warehouse Shipment is the central document in the warehouse process to record physical goods movements and report them to Business Central. It is typically created from a released Sales Order and confirms that the goods have left the warehouse.

📋 Erstellung / Creation​

Erstellen aus Verkaufsauftrag / Create from Sales Order​

  • 🇩🇪 Gehen Sie im Verkaufsauftrag auf Aktionen -> Warenausgang erstellen.
  • 🇺🇸 In the Sales Order, go to Actions -> Create Warehouse Shipment.

BC Create Warehouse Shipment

  • 🇩🇪 Das System generiert eine neue Warenausgangsnummer.
  • 🇺🇸 The system generates a new Warehouse Shipment No.

Warenausgang öffnen / Open Warehouse Shipment​

  • 🇩🇪 Navigieren Sie über die Suche zu Warenausgänge und öffnen Sie den neu erstellten Beleg.
  • 🇺🇸 Navigate via search to Warehouse Shipments and open the newly created document.

BC Warehouse Shipment List

Manuelle Erstellung / Manual Creation​

🇩🇪 Diese Methode wird meistens vom Lagermitarbeiter verwendet, da er keinen direkten Zugriff auf die Verkäufsaufträge hat oder wenn mehrere Aufträge manuell zusammengefasst werden sollen.

🇺🇸 This method is typically used by warehouse staff, as they do not have direct access to sales orders, or when multiple orders need to be manually consolidated.

  1. Neuen Beleg anlegen / Create New Document

    • 🇩🇪 Gehen Sie über die Suche zu Warenausgänge und klicken Sie auf Neu.
    • 🇺🇸 Go via search to Warehouse Shipments and click New.

  2. Kopfdaten erfassen / Enter Header Data

    • 🇩🇪 Wählen Sie den Lagerortcode, den Lagerplatz, das Buchungsdatum und ggf. den Zugewiesenen Nutzer.
    • 🇺🇸 Select the Location Code, Bin Code, Posting Date, and optionally the Assigned User.

BC Warehouse Shipment Header

📑 Kopfinformationen / Header Details​

Allgemeine Buchungsdaten / General Posting Data​

  • Buchungsdatum (Posting Date)

    • 🇩🇪 Das Datum, an dem die Buchung in der Finanzbuchhaltung und im Lagerbestand wirksam wird. Es bestimmt das Geschäftsjahr und den Monat für die Werteveränderung.
    • 🇺🇸 The date when the posting becomes effective in financial accounting and inventory. It determines the fiscal year and month for value changes.

  • Zugewiesener Benutzer (Assigned User ID)

    • 🇩🇪 Zeigt den Benutzer an, der den Warenausgang erstellt oder zuletzt bearbeitet hat. Hilfreich für die Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten.
    • 🇺🇸 Shows the user who created or last edited the warehouse shipment. Useful for tracking responsibilities.

  • Sortiermethode (Sorting Method)

    • 🇩🇪 Bestimmt die Reihenfolge, in der die Zeilen im Lagerprozess angezeigt werden (z. B. nach Lagerort, Artikelnummer oder Chargennummer). Dies optimiert den Kommissionierweg.
    • 🇺🇸 Determines the order in which lines are displayed in the warehouse process (e.g., by location, item number, or lot number). This optimizes the picking path.

BC Warehouse Shipment Header General

Versandinformationen / Shipping Information​

  • Versanddatum (Shipment Date)

    • 🇩🇪 Das geplante Datum für den physischen Versand der Ware. Dieses Datum wird oft an den Kunden kommuniziert und beeinflusst die Lieferterminplanung.
    • 🇺🇸 The planned date for the physical shipment of the goods. This date is often communicated to the customer and affects delivery date planning.

  • Versandagent-Code (Shipping Agent Code)

    • 🇩🇪 Der Code des gewählten Logistikpartners (z. B. DHL, UPS, FedEx). Dieser muss im Stammdatenbereich der Versandagenten hinterlegt sein.
    • 🇺🇸 The code of the selected logistics partner (e.g., DHL, UPS, FedEx). This must be defined in the Shipping Agent master data.

  • Versandagent-Service-Code (Shipping Agent Service Code)

    • 🇩🇪 Die spezifische Dienstleistung des Versandagenten (z. B. „Express", „Standard", „Nachtzustellung").
    • 🇺🇸 The specific service offered by the shipping agent (e.g., "Express", "Standard", "Overnight").

  • Versandart-Code (Shipment Method Code)

    • 🇩🇪 Definiert die allgemeine Versandart (z. B. „LKW", „Bahn", „Flug"). Dies kann der statistischen Auswertung und Kostenberechnung dienen.
    • 🇺🇸 Defines the general shipping method (e.g., "Truck", "Rail", "Air"). This is used for statistical analysis and cost calculation.

  • Externe Dokumentennummer (External Document No.)

    • 🇩🇪 Hier kann die Sendungsnummer (Tracking Number) des Logistikpartners oder eine interne Referenznummer des Kunden eingetragen werden. Diese Nummer erscheint oft auf dem Lieferschein.
    • 🇺🇸 Here you can enter the tracking number from the logistics provider or an internal customer reference number. This number often appears on the delivery note.

BC Warehouse Shipment Header Shipping

📦 Zeileninformationen / Line Items​

Inhalt prüfen / Check Contents​

  • 🇩🇪 Die Zeilen des Warenausgangs spiegeln die Menge zu liefern aus dem Verkaufsauftrag wider. ⚠️Sofern eine Kommissionierung erforderlich ist, wird diese Information durch den registrierten Kommissionierbeleg ausgefüllt.

  • 🇺🇸 The lines of the warehouse shipment reflect the Qty. to Ship from the sales order. ⚠️If a pick is required, this information is populated by the registered pick document.

  • 🇩🇪 Wichtig: Prüfen Sie, ob alle erforderlichen Chargennummern und Paketnummern korrekt in den Zeilen hinterlegt sind (siehe Artikelverfolgung).

  • 🇺🇸 Important: Verify that all required lot numbers and package numbers are correctly entered in the lines (see Item Tracking).

BC Warehouse Shipment Lines

Aktionen: Menge zu liefern (Qty. to Ship) / Actions: Qty. to Ship​

🇩🇪 Bevor der Warenausgang gebucht werden kann, muss die physische Entnahme im Lager bestätigt werden. Dies erfolgt über die Funktion „Menge zu liefern". ⚠️Sofern eine Kommissionierung erforderlich ist, wird diese Information durch den registrierten Kommissionierbeleg ausgefüllt.

🇺🇸 Before the warehouse shipment can be posted, the physical removal from the warehouse must be confirmed. This is done via the "Qty. to Ship" function. ⚠️If a pick is required, this information is populated by the registered pick document.

  • 🇩🇪 Vorgehensweise:

    1. Klicken Sie auf Aktionen -> Menge zu liefern.
    2. Nach der Bestätigung wird die Menge im Warenausgang als „vorbereitet" markiert.

  • 🇺🇸 Procedure:

    1. Click on Actions -> Autofill Qty. to Ship.
    2. After confirmation, the quantity in the warehouse shipment is marked as "prepared".

BC Qty to Handle

[!IMPORTANT] ⚠️ Konsistenzprüfung:

🇩🇪 Die Menge in „Menge zu liefern" darf die geplante Menge im Warenausgang nicht überschreiten, es sei denn, es liegen spezielle Berechtigungen vor.

🇺🇸 The quantity in "Qty. to Ship" must not exceed the planned quantity in the warehouse shipment unless special permissions are granted.

🔄 Weitere Aufträge hinzufügen / Add More Orders​

Herkunftsbelege holen (Abruf weiterer Zeilen) / Get Documents​

🇩🇪 Oft möchten Sie mehrere Verkaufsaufträge für denselben Kunden in einem einzigen Warenausgang zusammenfassen, um die Kommissionierung und den Versand effizienter zu gestalten. Dies geschieht über die Funktion „Herkunftsbelege holen".

🇺🇸 Often you want to combine multiple sales orders for the same customer into a single warehouse shipment to make picking and shipping more efficient. This is done via the "Get Documents" function.

Schritt-für-Schritt / Step-by-Step​

  1. Funktion aufrufen / Call Function

    • 🇩🇪 Klicken Sie im Warenausgang auf Aktionen -> Funktionen -> Herkunftsbelege holen.
    • 🇺🇸 In the Warehouse Shipment, click Actions -> Functions -> Get Documents.

  2. Filter setzen / Set Filters

    • 🇩🇪 Wählen Sie den Debitor und ggf. den Verkaufstyp (Sales Order).
    • 🇺🇸 Select the Customer and optionally the Document Type (Sales Order).

  3. Aufträge auswählen / Select Orders

    • 🇩🇪 Das System listet alle offenen Verkaufsaufträge für diesen Kunden auf. Markieren Sie die gewünschten Aufträge.
    • 🇺🇸 The system lists all open sales orders for this customer. Select the desired orders.

  4. Übernehmen / Confirm

    • 🇩🇪 Bestätigen Sie mit OK. Die Zeilen der ausgewählten Aufträge werden in den aktuellen Warenausgang übernommen.
    • 🇺🇸 Confirm with OK. The lines from the selected orders are added to the current warehouse shipment.

BC Get Documents

BC Get Documents Dialog

[!TIP] 💡 Effizienz-Tipp / Efficiency Tip:

🇩🇪 Nutzen Sie diese Funktion, um Sammellieferungen zu erstellen. Dies reduziert die Anzahl der Warenausgänge und vereinfacht die spätere Fakturierung.

🇺🇸 Use this function to create combined shipments. This reduces the number of warehouse shipments and simplifies subsequent invoicing.

🖨️ Dokumentenausgabe / Document Output​

Drucken des Belegs / Print the Document​

🇩🇪 Bevor die Ware das Lager verlässt, ist es oft notwendig, den Warenausgang oder den zugehörigen Lieferschein auszudrucken.

🇺🇸 Before the goods leave the warehouse, it is often necessary to print the warehouse shipment or the associated delivery note.

  • Aktion: Klicken Sie auf Aktionen -> Funktionen -> Drucken/Vorschau.

  • Auswahl: Wählen Sie den entsprechenden Report (z. B. „Warenausgang" oder „Lieferschein").

  • Ergebnis: Der Beleg wird generiert und kann als PDF gespeichert oder direkt gedruckt werden.

  • 🇺🇸 Action: Click on Actions -> Functions -> Print/Preview.

  • Selection: Choose the appropriate report (e.g., "Warehouse Shipment" or "Delivery Note").

  • Result: The document is generated and can be saved as a PDF or printed directly.

BC Print Preview

BC Print Preview Document

🏭 Kommissionierung & Freigabe / Picking & Release​

Lagerprozess / Warehouse Process​

🇩🇪 Bevor der Warenausgang gebucht werden kann, muss das Lager die Ware physisch entnommen haben. Je nach Einrichtung kann dies über eine separate Kommissionierungsanweisung (Pick) oder direkt im Warenausgang erfolgen.

🇺🇸 Before the warehouse shipment can be posted, the warehouse must have physically removed the goods. Depending on the setup, this can be done via a separate Pick Instruction or directly in the warehouse shipment.

🔗 Kommissierung / Pick Process

  • 🇩🇪 Freigabe: Der Warenausgang muss auf Status: Freigegeben gesetzt werden, bevor er gebucht werden kann.
  • 🇺🇸 Release: The warehouse shipment must be set to Status: Released before it can be posted.

BC Warehouse Shipment Release

🧾 Buchen / Posting​

Warenausgang buchen / Post Warehouse Shipment​

  • 🇩🇪 Sobald die Ware physisch verladen ist, klicken Sie auf Buchen -> Liefern.
  • 🇺🇸 Once the goods are physically loaded, click Post -> Ship.

BC Warehouse Shipment Post

BC Warehouse Shipment Post Confirm

  • 🇩🇪 Ergebnis:

    • Der Lagerbestand wird reduziert.
    • Im Warenausgang wird die Restmenge aktualisiert, bei vollständiger Lieferung wird der Warenausgang automatisch gelöscht, da komplett abgearbeitet.
    • Im zugehörigen Verkaufsauftrag werden die Mengen als Geliefert hinterlegt..
    • Die Ware ist nun für die Fakturierung freigegeben.

  • 🇺🇸 Result:

    • Inventory is reduced.
    • In the warehouse shipment, the remaining quantity is updated. Upon complete delivery, the warehouse shipment is automatically deleted as it has been fully processed.
    • The quantity in the linked sales order are entered as shipped.
    • The goods are now ready for invoicing.

🌿 Hopsteiner Specials​

[!IMPORTANT] ⚠️ Chargen-Konsistenz / Batch Consistency:

🇩🇪 Achten Sie beim Zusammenfassen mehrerer Aufträge (Herkunftsbelege holen) darauf, dass keine Chargen doppelt reserviert sind. Das System sollte dies zwar prüfen, aber eine manuelle Kontrolle ist ratsam.

🇺🇸 When combining multiple orders (Get Documents), ensure that no lots are reserved twice. The system should check this, but manual verification is recommended.

[!WARNING] ⚠️ Alpha-Werte prüfen / Check Alpha Values:

🇩🇪 Vor dem Buchen prüfen Sie in den Artikelverfolgungszeilen, ob die Alpha-Werte für alle Chargen im Warenausgang vollständig erfasst sind.

🇺🇸 Before posting, check the Item Tracking Lines to ensure that alpha values for all lots in the warehouse shipment are fully recorded.

🔄 Weiterführende Prozesse / Related Processes​

🧾 Verkaufsrechnung / Sales Invoice​

🇩🇪 Nach dem Versanden kann die Verkaufsrechnung erstellt werden. Dies erfolgt entweder direkt aus dem Verkaufsauftrag oder über eine Sammelrechnung aus den Gebuchten Warenausgängen.

🇺🇸 After shipping, the Sales Invoice can be created. This is done either directly from the sales order or via a combined invoice from the Posted Warehouse Shipments.

Details finden Sie hier: Verkaufsrechnung

📄 Gebuchter Warenausgang / Posted Warehouse Shipment​

🇩🇪 Einmal gebuchte Warenausgänge können nicht mehr bearbeitet werden. Bei Fehlern muss ein Gutschriftsbeleg (Verkaufsreklamation) erstellt werden.

🇺🇸 Once posted, warehouse shipments cannot be edited. In case of errors, a Credit Memo (Sales Return) must be created.