Intro
🇩🇪 Diese Anleitung führt Sie in unsere individualisierte Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central ein. Während die Lösung ein robustes, cloudbasiertes Framework für Finanzen und Betrieb bietet, wurde dieses System speziell für unsere internen Arbeitsabläufe optimiert. Nutzen Sie dieses Handbuch, um die wesentlichen Werkzeuge und spezialisierten Funktionen zu beherrschen, die unsere spezifische Business-Central-Umgebung definieren.
🇺🇸 This guide introduces our individualized implementation of Microsoft Dynamics 365 Business Central. While providing a robust, cloud-based framework for finance and operations, this solution is specifically optimized for our organizational workflows. Use this manual to master the essential tools and specialized functions that define our Business Central environment.
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Allgemeine Individualisierungs-Apps / General Customization Apps
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Länderspezifische Anpassungen / Country Specific Customizations
Namenskonventionen & Terminologie / Naming Convention & Terminology
🇩🇪
| Abk. / Farbe | Beschreibung |
|---|---|
| 🟢 | Lösung im Standard von BC/NAV |
| 🔧 | Lösung durch Anpassung (Customizing) – mit Link für weitere Informationen |
| 🔹 | Allgemeiner Hinweis |
| 🌿 | Hopfenspezifischer Hinweis |
| ⚠️ | Allgemeine Warnung |
| 🛑 | Kritische Warnung |
| 🟡 | Identifizierter Anpassungsbedarf (Requirement) |
| 🔴 | Themen zur Klärung (Offene Punkte) |
| 🔗 | Interner Link innerhalb dieses Dokuments |
| BC | Microsoft Dynamics 365 Business Central |
| NAV | Microsoft Dynamics NAV (stellvertretend für BC) |
| RHO | Rohhopfen (Raw Hops) |
| P90 | Pellet 90 (Fertigprodukt aus RHO) |
| NPI | Fremdwarenverwaltung (nicht im Hopsteiner-Mandant Eigentum - Logistik ) |
🇺🇸
| Abbr. / Color | Description |
|---|---|
| 🟢 | Solution in Standard BC/NAV |
| 🔧 | Solution with customizing (connected link for further information) |
| 🔹 | General notice |
| 🌿 | Hop related notice |
| ⚠️ | General Warning |
| 🛑 | Critical Warning |
| 🟡 | Identified requirement for adaptation |
| 🔴 | Topics for clarification |
| 🔗 | Link within this document |
| BC | Microsoft Dynamics 365 Business Central |
| NAV | Microsoft Dynamics NAV (representative for BC) |
| RHO | Raw Hops |
| P90 | Pellet 90 (finished good out of RHO) |
| NPI | Non-Perpetual Inventory (Foreign Goods) |
Systemübersicht und Datenfluss
Die Abbildung zeigt die Systemarchitektur und den Datenfluss zwischen den verschiedenen Anwendungen innerhalb der Hopsteiner-Systemlandschaft. Im Zentrum der Architektur steht Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC), das als zentrales ERP-System fungiert und den Datentransfer zwischen den einzelnen Systemen steuert.
Der Datentransfer wird immer von Business Central (BC) aus getriggert. Die angeschlossenen Systeme stellen keine direkte Verbindung zu BC her, sondern empfangen oder liefern Daten ausschließlich über von BC initiierte Prozesse.
Zentrales System: Business Central (BC)
Business Central (BC) bildet den zentralen Knotenpunkt der gesamten Systemlandschaft. Alle relevanten Geschäftsprozesse wie Kundenverwaltung, Angebote, Aufträge und Bestellungen werden hier verarbeitet und mit den angebundenen Systemen synchronisiert.
BC übernimmt dabei folgende Aufgaben:
- Verwaltung der Kundenstammdaten
- Verarbeitung von Angeboten und Verträgen
- Verwaltung von Bestellungen (Orders)
- Steuerung der Call-Off Prozesse
- Synchronisation von Daten mit CRM, Customer Portal und Webshop
Alle Datenbewegungen zwischen den Systemen laufen über BC.
CRM-Systeme
Auf der rechten Seite der Architektur befindet sich die CRM-Umgebung, bestehend aus:
- HubSpot
- Gleenquote
Diese Systeme werden primär für Vertrieb, Leads und Angebotsprozesse genutzt.
HubSpot
HubSpot dient als CRM-System für die Verwaltung von:
- Kontakten (Contacts)
- Firmen (Companies / Customers)
Diese Daten werden mit Business Central synchronisiert, damit Kundendaten im ERP-System verfügbar sind.
Gleenquote
Gleenquote wird für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten (Quotes) verwendet.
Der Datenfluss erfolgt dabei wie folgt:
- Angebote werden in Gleenquote erstellt.
- Diese werden an Business Central übertragen.
- Business Central verarbeitet diese Angebote weiter und nutzt sie für nachgelagerte Prozesse.
Zusätzlich findet eine Synchronisation zwischen HubSpot und Gleenquote statt, um sicherzustellen, dass Kunden- und Angebotsdaten konsistent bleiben.
Customer Portal
Auf der linken Seite der Architektur befindet sich das Customer Portal.
Das Customer Portal ermöglicht Kunden Zugriff auf:
- Verträge
- Call-Off Prozesse
- weitere kundenbezogene Informationen
Über das Portal können Kunden sogenannte Call-Offs aus bestehenden Verträgen auslösen.
Diese Call-Offs werden anschließend an Business Central übertragen, wo sie weiterverarbeitet werden.
Webshop (B2C)
Der B2C-Webshop ist ebenfalls an Business Central angebunden.
Der Webshop nutzt Daten aus BC für:
- Kundeninformationen
- Produktbestellungen
Bestellungen aus dem Webshop werden an Business Central übermittelt und dort als Orders verarbeitet.
Call-Off Prozesse
Ein wichtiger Bestandteil der Architektur ist der Call-Off Prozess.
Der Ablauf ist folgender:
- Kunden greifen über das Customer Portal auf ihre bestehenden Verträge zu.
- Auf Basis dieser Verträge können Call-Offs erstellt werden.
- Diese Call-Offs werden an Business Central übertragen.
BC verarbeitet diese Call-Offs und nutzt sie zur weiteren Auftragsabwicklung.
Zusammenfassung des Datenflusses
Die gesamte Architektur folgt einem zentral gesteuerten Integrationsmodell, bei dem Business Central die Steuerung übernimmt.
Die wichtigsten Datenflüsse sind:
- HubSpot → Business Central: Synchronisation von Kontakten und Firmen
- Gleenquote → Business Central: Übertragung von Angeboten
- Business Central → Customer Portal: Bereitstellung von Kunden- und Vertragsinformationen
- Customer Portal → Business Central: Übertragung von Call-Offs
- Webshop → Business Central: Übermittlung von Bestellungen