🧾 Einkaufsrechnung / Purchase Invoice

Optional: KI Automatisierung Payables Agent / Optional: AI Payables Agent 🔧 Payables Agent

🇩🇪 Die Einkaufsrechnung wird aus den Einkaufsbestellungen erzeugt. In der Regel wird die finale Rechnung nach der letzten Teillieferung erstellt. Auch das Self-Billing-Verfahren wird verwendet.

🇺🇸 The Purchase Invoice is generated from the Purchase Orders. Typically, the final invoice is created after the last partial delivery. Self-billing is also commonly used.

Einkaufsrechnung vorbereiten / Prepare Purchase Invoice

🇩🇪 Zunächst muss die zu fakturierende Menge aktualisiert werden.

Die zu fakturierende Menge darf nicht höher sein als die bereits erhaltene Menge.

🇺🇸 First, the quantity to be invoiced must be updated.

The quantity to be invoiced cannot be higher than the quantity already received.

Rechnungsassistent / Invoice Assistant

🇩🇪 Der Rechnungsassistent unterstützt eine weitgehend automatisierte Erstellung der Einkaufsrechnung.

Über die Seite Allocate Lot Receipt, die aus der Chargen Informationskarte aufgerufen werden kann, wird die geführte Erstellung einer ungebuchten Einkaufsrechnung gestartet.

🇺🇸 The Invoice Assistant supports a largely automated creation of the Purchase Invoice.

Using the Allocate Lot Receipt page, accessible from the Lot No. Information Card, the guided creation of an unposted Purchase Invoice can be started.

Alpha aktualisieren / Update Alpha

🇩🇪 Zunächst wird die Funktion Update Alpha ausgeführt.

Dadurch werden die Einkaufsbestellzeilen mit den Werten Real Alpha und Qty. Alpha to Invoice aktualisiert.

KGAlpha to Invoice wird nach folgender Berechnung ermittelt:

Qty. to Invoice × Real Alpha / 100

Der Line Amount wird anschließend unter Berücksichtigung von KGAlpha to Invoice und Price KGAlpha aktualisiert.

🇺🇸 First, the Update Alpha function is executed.

This updates the Purchase Order lines with the Real Alpha and Qty. Alpha to Invoice values.

KGAlpha to Invoice is calculated as follows:

Qty. to Invoice × Real Alpha / 100

The Line Amount is then updated based on KGAlpha to Invoice and Price KGAlpha.

Rechnung vorbereiten / Prepare Invoice

🇩🇪 Über die Funktion Prepare Invoice wird die ungebuchte Einkaufsrechnung erstellt.

Wenn aufgrund einer Mehrmenge oder eines erhöhten Alpha-Wertes eine Überlieferung vorliegt, fragt das System, wie diese Überlieferung behandelt werden soll.

🇺🇸 The Prepare Invoice function creates the unposted Purchase Invoice.

If an overdelivery occurs due to an excess quantity or increased alpha value, the system asks how the overdelivery should be handled.

Überlieferung behandeln / Handle Overdelivery

🇩🇪 Die Überlieferung kann vollständig auf der aktuellen Vertragszeile fakturiert oder einer anderen Vertragszeile zugeordnet werden.

Wird die Überlieferung nicht auf der aktuellen Vertragszeile fakturiert, kann sie entweder:

• einer bestehenden Vertragszeile zugeordnet werden, oder
• über eine neue SPOT-Vertragszeile verarbeitet werden.

Bei der Zuordnung zu einem bestehenden Vertrag wird die Menge der ausgewählten Vertragszeile um die überlieferte Menge erhöht.

🇺🇸 The overdelivery can either be fully invoiced on the current contract line or assigned to another contract line.

If the overdelivery is not invoiced on the current contract line, it can either:

• be assigned to an existing contract line, or
• be processed using a new SPOT contract line.

When assigned to an existing contract, the quantity of the selected contract line is increased by the overdelivered quantity.

🇩🇪 Bei der Verarbeitung über eine neue Vertragszeile wird im Hintergrund eine neue Bestellzeile vom Typ Artikel Zu-/Abschlag erzeugt und als geliefert gebucht.

Diese Zeile wird der ursprünglichen Eingangslieferung zugeordnet, damit der vollständige Warenwert berücksichtigt wird.

🇺🇸 When processing through a new contract line, a new Purchase Order line of type Item Charge is created in the background and posted as received.

This line is assigned to the original receipt so that the complete merchandise value is taken into account.

Sammelrechnung / Collective Invoice

🇩🇪 Das System kann anschließend eine Sammelrechnung erstellen.

Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn:

• mehrere Anlieferungen an einem Tag erfolgt sind,
• eine Überlieferung über eine neue SPOT-Zeile verarbeitet wurde,
• oder ein Abzug berücksichtigt werden muss.

Bei Auswahl der Sammelrechnung werden alle noch nicht fakturierten Eingangslieferungen des Kreditors angezeigt. Die abzurechnenden Zeilen können ausgewählt werden.

🇺🇸 The system can subsequently create a collective invoice.

This may be required, for example, when:

• several deliveries were received on the same day,
• an overdelivery was processed using a new SPOT line,
• or a deduction must be considered.

When a collective invoice is selected, all un-invoiced receipts for the vendor are displayed. The lines to be invoiced can then be selected.

🇩🇪 Nach der Erstellung können die erzeugten Rechnungszeilen auf der Allocation Page eingesehen werden. Über Show Document kann die ungebuchte Einkaufsrechnung geöffnet werden.

🇺🇸 After creation, the generated invoice lines can be viewed on the Allocation Page. The unposted Purchase Invoice can be opened using Show Document.

Abzüge / Penalty

🇩🇪 Abzüge werden für jede Charge als prozentualer Abzug der Menge festgelegt.

Der finale Abzug wird in den Chargeninformationen gespeichert.

Customization: Abzüge in der Charge / Penalty in Lot

🇺🇸 Penalties are determined for each lot as a percentage deduction from the quantity.

The final deduction is stored in the Lot Information.

Customization: Abzüge in der Charge / Penalty in Lot

🇩🇪 Ein Abzug kann über eine zusätzliche Artikel Zu-/Abschlagszeile berücksichtigt werden.

Diese Zeile muss vor der Buchung der entsprechenden Artikelzeile zugeordnet werden.

Die zugewiesene Menge muss der Menge der Zu-/Abschlagszeile entsprechen und die ausstehende Menge muss 0 sein.

🇺🇸 A deduction can be handled using an additional Item Charge line.

This line must be assigned to the corresponding item line before posting.

The assigned quantity must correspond to the quantity of the Item Charge line and the outstanding quantity must be 0.

Überbelieferung Alpha / Overdelivery Alpha

🇩🇪 Wird eine Überbelieferung nachträglich aufgrund des Alpha-Wertes festgestellt, muss entschieden werden, ob diese auf dem ursprünglichen Vertrag als Überlieferung berücksichtigt oder einem anderen bzw. neuen Vertrag zugeordnet wird.

Bei einer Zuordnung zu einem anderen oder neuen Vertrag erfolgt die Verteilung rein wertmäßig, da die Warenmenge bereits auf dem ursprünglichen Vertrag gebucht wurde.

Der entsprechende Wert wird im ursprünglichen Vertrag reduziert und im anderen bzw. neuen Vertrag als Gegenposition berücksichtigt.

🇺🇸 If an overdelivery is subsequently identified based on the alpha value, it must be decided whether it should be handled as an overdelivery on the original contract or assigned to another or new contract.

When assigned to another or new contract, the allocation is performed on a value basis because the goods quantity has already been posted to the original contract.

The corresponding value is reduced on the original contract and recorded as a corresponding amount on the other or new contract.