🧾 Rechnungsassistent Benutzung / Payables Agent Usage

Payables Agent in Business Central – Nutzeranleitung / User Guide

1. Start der Erfassung / Start of Process

Deutsch: Ein Lieferant sendet eine Rechnung als PDF an das überwachte Postfach. Der Payables Agent erkennt die neue E-Mail, importiert den Anhang und legt einen Eintrag in den eingehenden elektronischen Dokumenten an. Anschließend werden Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge ausgelesen. Alternativ kann ein PDF Dokument manuell über die ungebuchten Eingangsrechnungen hochgeladen werden.

English: A vendor sends an invoice as a PDF to the monitored mailbox. The Payables Agent detects the new email, imports the attachment, and creates an entry in inbound electronic documents. It then extracts invoice data such as vendor, invoice number, date, and amounts. Alternatively, a PDF document can be manually uploaded via the unposted incoming invoices.

Español: Un proveedor envía una factura como PDF al buzón supervisado. El Payables Agent detecta el nuevo correo electrónico, importa el archivo adjunto y crea una entrada en los documentos electrónicos entrantes. Después extrae datos de la factura como proveedor, número de factura, fecha e importes. Alternativamente, se puede cargar manualmente un documento PDF a través de las facturas de entrada no contabilizadas.

Čeština: Dodavatel odešle fakturu ve formátu PDF do sledované poštovní schránky. Payables Agent rozpozná nový e-mail, importuje přílohu a vytvoří záznam v příchozích elektronických dokumentech. Poté načte údaje z faktury, například dodavatele, číslo faktury, datum a částky. Alternativně lze dokument PDF ručně nahrát prostřednictvím nezaúčtovaných příchozích faktur.

Slovenščina: Dobavitelj pošlje račun kot PDF v nadzorovani nabiralnik. Payables Agent zazna novo e-poštno sporočilo, uvozi prilogo in ustvari zapis med vhodnimi elektronskimi dokumenti. Nato prebere podatke z računa, kot so dobavitelj, številka računa, datum in zneski. Alternativno lahko se dokument PDF ročno naloži prek neknjiženih vhodnih računov.

2. Start der Verarbeitung durch KI / Start of Process by AI

Deutsch: Nachdem der Agent eine neue Rechnung zur Verarbeitung übermittelt bekommen hat, startet dieser mit der Verarbeitung. Dies kann in den Aufgaben eingesehen werden. Die Aufgaben können über den oben dargestellten Button einfach geöffnet werden. Sofern der Agent einen Teilschritt beendet hat, zeigt er dem Anwender an, dass er Aufmerksamkeit benötigt.

English: After the agent receives a new invoice for processing, it begins processing. This can be viewed in the tasks. The tasks can be easily opened via the button shown above. Once the agent has completed a sub-step, it notifies the user that attention is required.

Español: Después de que el agente recibe una nueva factura para su procesamiento, comienza a procesarla. Esto se puede ver en las tareas. Las tareas se pueden abrir fácilmente a través del botón mostrado anteriormente. Una vez que el agente ha completado un subpaso, notifica al usuario que se requiere atención.

Slovenščina: Ko agent prejme novo račun za obdelavo, začne z obdelavo. To je mogoče pregledati v nalogah. Naloge je mogoče enostavno odpreti preko gumba prikazanega zgoraj. Ko je agent zaključil delni korak, obvesti uporabnika, da je potrebna pozornost.

Čeština: Poté co agent dostane novou fakturu k zpracování, zahájí její zpracování. Toto lze zobrazit v úlohách. Úlohy lze jednoduše otevřít prostřednictvím tlačítka výše zobrazeného. Jakmile agent dokončí dílčí krok, upozorní uživatele, že je potřeba pozornost.

Deutsch: Je nachdem bei welchem Prozessschritt der Agent Unterstützung benötigt, zeigt er bei Klick auf dem Prozessschritt weitere Handlungsmöglichkeiten an. Sofern der Agent den Rechnungsentwurf erzeugen konnte, zeigt er bei Klick auf den Task diesen zur Überprüfung bzw. Überarbeitung an.

English: Depending on which process step requires the agent's support, clicking on the process step displays further action options. If the agent was able to generate the invoice draft, clicking on the task displays it for review or revision.

Español: Dependiendo de qué paso del proceso requiere la asistencia del agente, al hacer clic en el paso del proceso se muestran más opciones de acción. Si el agente pudo generar el borrador de la factura, al hacer clic en la tarea se muestra esta para revisión o modificación.

Slovenščina: Glede na tega procesnega koraka, kjer agent potrebuje podporo, pri kliku na procesni korak prikaže dodatne možnosti ravnanja. Če je agent lahko ustvaril predlog računa, prikaže ta za pregled ali prenovo ob kliku na nalogo.

Čeština: V závislosti na tom, který procesní krok vyžaduje podporu agenta, po kliknutí na procesní krok se zobrazí další možnosti jednání. Pokud byl agent schopen vytvořit návrh faktury, po kliknutí na úlohu ji zobrazí pro přezkoumání nebo revizi.

3. Bearbeitung des Rechnungsentwurfs / Review of Draft Invoice

3.1 Prüfung des Rechnungsentwurfs / Check of Draft Invoice

Deutsch: Prüfe den erzeugten Entwurf sorgfältig. Besonders wichtig sind Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Fälligkeitsdatum, Beträge, Steuerinformationen und die vorgeschlagenen Sachkonten oder Zuordnungen.

English: Review the generated draft carefully. Pay special attention to the vendor, invoice number, document date, due date, amounts, tax information, and the suggested G/L accounts or mappings.

Español: Revisa cuidadosamente el borrador generado. Presta especial atención al proveedor, número de factura, fecha del documento, fecha de vencimiento, importes, información fiscal y las cuentas contables o asignaciones propuestas.

Čeština: Vytvořený návrh pečlivě zkontroluj. Zvláštní pozornost věnuj dodavateli, číslu faktury, datu dokladu, datu splatnosti, částkám, daňovým údajům a navrženým hlavním účtům nebo přiřazením.

Slovenščina: Ustvarjeni osnutek skrbno preveri. Posebno pozornost nameni dobavitelju, številki računa, datumu dokumenta, datumu zapadlosti, zneskom, davčnim podatkom ter predlaganim kontom glavne knjige ali dodelitvam.

3.2 Audit Dokumentation / Audit Log

Deutsch: Über die Aktivitäten des Agenten wird ein Audit Log geschrieben das in der Infobox eingesehen werden kann.

English: An audit log of the agent's activities is written and can be viewed in the info box.

Español: Se registra un registro de auditoría sobre las actividades del agente que se puede consultar en el cuadro de información.

Slovenščina: O dejavnostih agenta se piše dnevnik revizije, ki ga je mogoče pregledati v informativnem polju.

Čeština: O aktivitách agenta se vede protokol auditu, který si můžete prohlédnout v informačním poli.

3.3 Korrekturen / Corrections

Deutsch: Wenn der Agent Felder nicht sicher erkennen kann, müssen diese manuell geprüft und ergänzt werden. Korrigiere fehlende oder falsche Werte direkt im Entwurf, bevor die Rechnung weiterverarbeitet wird.

English: If the agent cannot identify fields with sufficient confidence, they must be reviewed and completed manually. Correct missing or incorrect values directly in the draft before the invoice is processed further.

Español: Si el agente no puede identificar campos con suficiente seguridad, estos deben revisarse y completarse manualmente. Corrige los valores faltantes o incorrectos directamente en el borrador antes de seguir procesando la factura.

Čeština: Pokud agent nedokáže některá pole rozpoznat s dostatečnou jistotou, musí být ručně zkontrolována a doplněna. Chybějící nebo nesprávné hodnoty oprav přímo v návrhu před dalším zpracováním faktury.

Slovenščina: Če agent polj ne more prepoznati z zadostno zanesljivostjo, jih je treba ročno preveriti in dopolniti. Manjkajoče ali napačne vrednosti popravi neposredno v osnutku, preden se račun nadalje obdeluje.

Screenshot: Beispiel für ein Feld, das geprüft oder korrigiert werden muss.

Deutsch: Nutze die angezeigte Originalrechnung als Referenz. Übernimm nur Werte, die eindeutig aus der Rechnung hervorgehen. Bei Unklarheiten sollte die Rechnung nicht freigegeben werden, bevor der Sachverhalt intern geklärt ist.

English: Use the displayed original invoice as the reference. Only accept values that are clearly shown on the invoice. If anything is unclear, do not approve the invoice until the matter has been clarified internally.

Español: Utiliza la factura original mostrada como referencia. Acepta solo los valores que aparezcan claramente en la factura. Si algo no está claro, no apruebes la factura hasta que el caso se haya aclarado internamente.

Čeština: Jako referenci použij zobrazenou původní fakturu. Přijímej pouze hodnoty, které jsou na faktuře jednoznačně uvedeny. Pokud je něco nejasné, fakturu neschvaluj, dokud nebude věc interně objasněna.

Slovenščina: Kot referenco uporabi prikazani izvirni račun. Sprejmi samo vrednosti, ki so na računu jasno navedene. Če kaj ni jasno, računa ne odobri, dokler zadeva ni interno razjasnjena.

3.4 Neue oder nicht erkannte Lieferanten / New or Unrecognized Vendors

Deutsch: Erkennt der Agent keinen passenden Lieferanten, kann eine manuelle Zuordnung erforderlich sein. In bestimmten Fällen kann der Agent auch einen neuen Lieferanten vorschlagen. Neue Lieferanten müssen vor der produktiven Nutzung fachlich geprüft und freigegeben werden.

English: If the agent cannot identify a matching vendor, manual assignment may be required. In some cases, the agent may also suggest creating a new vendor. New vendors must be reviewed and approved by the responsible team before productive use.

Español: Si el agente no puede identificar un proveedor adecuado, puede ser necesaria una asignación manual. En algunos casos, el agente también puede sugerir la creación de un nuevo proveedor. Los nuevos proveedores deben ser revisados y aprobados por el equipo responsable antes del uso productivo.

Čeština: Pokud agent nedokáže určit vhodného dodavatele, může být nutné ruční přiřazení. V některých případech může agent také navrhnout vytvoření nového dodavatele. Noví dodavatelé musí být před produktivním použitím zkontrolováni a schváleni odpovědným týmem.

Slovenščina: Če agent ne more prepoznati ustreznega dobavitelja, je lahko potrebna ročna dodelitev. V nekaterih primerih lahko agent predlaga tudi ustvarjanje novega dobavitelja. Nove dobavitelje mora pred produktivno uporabo pregledati in odobriti odgovorna ekipa.

Deutsch: Prüfe bei neuen Lieferanten insbesondere Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID, Zahlungsbedingungen und Bankdaten gemäß den internen Vorgaben. Eine fehlerhafte Lieferantenanlage kann zu falschen Zahlungen oder Compliance-Risiken führen.

English: For new vendors, especially check the name, address, VAT registration number, payment terms, and bank details according to internal rules. Incorrect vendor setup can lead to wrong payments or compliance risks.

Español: En el caso de nuevos proveedores, revisa especialmente el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal, las condiciones de pago y los datos bancarios según las normas internas. Una configuración incorrecta del proveedor puede provocar pagos erróneos o riesgos de cumplimiento.

Čeština: U nových dodavatelů zkontroluj zejména název, adresu, DIČ, platební podmínky a bankovní údaje podle interních pravidel. Nesprávné založení dodavatele může vést k chybným platbám nebo rizikům v oblasti compliance.

Slovenščina: Pri novih dobaviteljih posebej preveri ime, naslov, identifikacijsko številko za DDV, plačilne pogoje in bančne podatke v skladu z internimi pravili. Napačna nastavitev dobavitelja lahko povzroči napačna plačila ali tveganja skladnosti.

3.5 Bestellbezug / Purchase Order Connection

Deutsch: Sofern der Agent die Zuordnung zu bestehenden Einkaufsbestellungen nicht selbst ermitteln kann, ist eine bestehende Verknüpfung manuell zu erzeugen, um die Bestellung abzuschließen. Die Aktion kann in jedem Fall ausgeführt werden um zu prüfen ob für die Kombination Kreditor, Art und Nummer eine offene Bestellzeile existiert.

English: If the agent is unable to determine the assignment to existing purchase orders on its own, an existing link must be created manually in order to complete the order. The action can be executed in any case to check whether an open purchase line exists for the combination of vendor, item, and number.

Español: Si el agente no puede determinar por sí mismo la asignación a los pedidos de compra existentes, se debe crear manualmente un enlace existente para completar el pedido. La acción se puede ejecutar en cualquier caso para comprobar si existe una línea de pedido abierta para la combinación de proveedor, artículo y número.

Slovenščina: Če agent sam ne more določiti povezave z obstoječimi naročili nabave, je treba ročno ustvariti obstoječo povezavo, da se naročilo zaključi. Dejanje je mogoče izvesti v vsakem primeru za preverjanje, ali za kombinacijo dobavitelja, artikla in številke obstaja odprta postavka naročila.

Čeština: Pokud agent nedokáže sám určit přiřazení k existujícím nákupním objednávkám, je nutné ručně vytvořit existující propojení, aby byla objednávka dokončena. Akci lze provést v každém případě pro ověření, zda pro kombinaci dodavatele, položky a čísla existuje otevřená řádka objednávky.

4. Abschluss der Bearbeitung / Completing the Processing

Deutsch: Sobald alle Angaben geprüft und korrekt sind, kann der Rechnungsentwurf gemäß dem internen Prozess weiterverarbeitet werden. Je nach Einrichtung erfolgt anschließend die Freigabe, Genehmigung oder Buchung der Einkaufsrechnung.

English: Once all details have been reviewed and are correct, the invoice draft can be processed according to the internal process. Depending on the setup, the purchase invoice is then released, approved, or posted.

Español: Una vez que todos los datos se hayan revisado y sean correctos, el borrador de la factura puede procesarse según el proceso interno. Dependiendo de la configuración, la factura de compra se libera, aprueba o registra posteriormente.

Čeština: Jakmile jsou všechny údaje zkontrolovány a správné, může být návrh faktury dále zpracován podle interního procesu. Podle nastavení je poté nákupní faktura uvolněna, schválena nebo zaúčtována.

Slovenščina: Ko so vsi podatki preverjeni in pravilni, se lahko osnutek računa obdela v skladu z internim postopkom. Glede na nastavitev se nabavni račun nato sprosti, odobri ali knjiži.

5. Aufgabenübersicht / Task Overview

Deutsch: Über die Taskleiste der Agenten sind die offenen und abgeschlossenen Aufgaben jederzeit einsehbar und mit dem jeweiligen Eintrag (Rechnungsentwurf) dauerhaft verknüpft.

English: The open and completed tasks are accessible at any time via the agent's task bar and are permanently linked to the respective entry (invoice draft).

Español: Las tareas abiertas y completadas se pueden consultar en cualquier momento a través de la barra de tareas del agente y están permanentemente vinculadas a la entrada correspondiente (borrador de factura).

Slovenščina: Odprte in zaključene naloge so kadar koli dostopne preko opravilne vrstice agenta in so trajno povezane s pripadajočim vnosom (predlog računa).

Čeština: Otevřené a dokončené úlohy jsou kdykoli dostupné přes panel úloh agenta a jsou trvale propojeny s příslušným záznamem (návrh faktury).

6. Wichtige Hinweise / Important Notes

Deutsch: Der Payables Agent unterstützt die Verarbeitung, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung. Jede Rechnung muss weiterhin auf Richtigkeit, Vollständigkeit und interne Vorgaben geprüft werden. Die Qualität der Ergebnisse hängt stark von der Lesbarkeit und Struktur der eingereichten PDF-Rechnung ab.

English: The Payables Agent supports processing but does not replace business review. Each invoice must still be checked for accuracy, completeness, and compliance with internal rules. Result quality strongly depends on the readability and structure of the submitted PDF invoice.

Español: El Payables Agent ayuda en el procesamiento, pero no sustituye la revisión profesional. Cada factura debe seguir comprobándose en cuanto a exactitud, integridad y cumplimiento de las normas internas. La calidad de los resultados depende en gran medida de la legibilidad y estructura de la factura PDF enviada.

Čeština: Payables Agent podporuje zpracování, ale nenahrazuje odbornou kontrolu. Každá faktura musí být nadále kontrolována z hlediska správnosti, úplnosti a interních pravidel. Kvalita výsledků výrazně závisí na čitelnosti a struktuře odeslané PDF faktury.

Slovenščina: Payables Agent podpira obdelavo, vendar ne nadomešča strokovnega pregleda. Vsak račun je treba še naprej preveriti glede pravilnosti, popolnosti in skladnosti z internimi pravili. Kakovost rezultatov je močno odvisna od berljivosti in strukture poslanega računa PDF.